Publicitātes foto

Kā parūpēties, lai uzņēmuma digitalizācija norisinātos veiksmīgi? 0

Uzņēmumam attīstoties, agrāk vai vēlāk dienaskārtībā ir jautājums par satura vadības risinājuma ieviešanu, lai efektīvi pārvaldītu izmantotās informācijas plūsmu. Satura vadības sistēmas sniedz vienreizīgu iespēju efektīvi un mūsdienīgi veikt darbu ar saturu, taču gandrīz puse satura vadības sistēmu jeb ECM (angļu val. Enterprise content management) ieviešanas projektu tiek uzskatīti par nesekmīgiem.

Reklāma
Reklāma
TV24
Šoreiz “šefs” ir pielaidis kolosālu kļūdu. Vai Krievijas elite patiesībā gaida Putina nāvi? 41
RAKSTA REDAKTORS
“Šorīt viņi tur stāvēja vairāk nekā pusstundu, diskusijas bija skaļos toņos” – jautājam instruktoram, kuram no šoferiem šādā situācijā ir priekšroka 3
Veselam
8 veidi, kā bērnu izaudzināt par potenciālo psihoterapeita pacientu 18
Lasīt citas ziņas

Šajā rakstā dziļāk izskatīsim galvenos trīs iemeslus, kas noved pie nevēlama rezultāta, — laiks, budžets un pieņemšana.

Satura pārvaldības ieviešana ir ne tikai IT projekts, bet gan vispārīgs organizācijas pārmaiņu projekts. Viens no biežākajiem iemesliem termiņu pārsniegšanai ir pārlieku optimistiska plānošana, kas kopā ar nepietiekamu prioritāti un vadības uzmanību rada problēmas rezultātu sasniegšanā. Otrs faktors, kas ir gan laika zaglis, gan lielākais budžeta pārsniedzējs, — tehnoloģijas pielāgošana. Lai gan šādi gadījumi norisinās arvien retāk, joprojām gadās situācijas, kad projekta ieviešana nevirzās uz priekšu, jo tiek identificētas gandrīz ultimatīvas prasības mainīt tehnoloģijas funkcionalitāti, savukārt tas nereti rada nepieciešamību veikt izmaiņas standarta programmatūras pamatkodā. Jāapzinās, ka mēdz paiet laiks, līdz cilvēks pieņem to, kas, iespējams, sākotnēji šķiet citādāk. Pieredze rāda, ka ir jācenšas vienoties par laika posmu, pēc kura vēlreiz kritiski izvērtēt nepieciešamību veikt izmaiņas.

CITI ŠOBRĪD LASA

Pieņemšana — ar to jāsaprot, vai un kā organizācijā iesakņojas jaunā kārtība. Sākot ar pašiem pamatiem: ir svarīgi, vai lietotājs sistēmai var piekļūt; vai ir pieejams viss nepieciešamais; vai kopējā vide ir ērta un patīkama. „Neskaitāmi lieki klikšķi un liekas darbības rada nepatiku — iekšēju pretestību, kura to vien gaidīs kā iespēju apiet šo sistēmu. Lai sasniegtu optimālu, uz lietotāju vērstu rezultātu, veidojot sistēmu, nepieciešams paturēt prātā visu ieinteresēto pušu intereses,” informē biznesa tehnoloģiju uzņēmuma AS „Digital Mind” partneris Edgars Stafeckis. „Arī mēs kā organizācija pirms vairākiem gadiem dzīvojām ar domu, ka ieviešam satura vadības sistēmas, savukārt šodien mēs skaidri apzināmies, ka risinām biznesa problēmas,” papildina Edgars, kura pārstāvētais uzņēmums jau 16 gadus ir līderis satura vadības risinājumu ieviešanā Baltijā.

Lai uzņēmumi sekmīgi atrastu pareizu pieeju satura vadības ieviešanas projektiem, nepieciešams veikt domāšanas un paradigmu maiņu. Vai satura vadības sistēma organizācijai ir galamērķis, vai procesu sastāvdaļa?

Kas ar to tiek domāts?

Ļoti bieži šādas sistēmas tiek piedāvātas kā liels arhīvs visām satura vajadzībām, taču ieviešanas procesā tiek iesaistītas tikai dažas no ieinteresētajām pusēm. Ar dažādu biznesa procesu īstenotājiem netiek pietiekami pārrunāts tas, kā tieši viņiem palīdzētu satura vadība, kā to iekļaut konkrētās viņiem aktuālās darba situācijās.

Galalietotājam mūsdienās ir krietni lielāka teikšana — tas nevēlas ilgi mācīties, lasīt instrukcijas, iedziļināties visā procesā, tas vēlas vien paveikt nepieciešamo funkciju.

Pašreiz satura sistēmas bieži vien ir kā atsevišķa, nodalīta vieta, kurp lietotājs var doties un strādāt. Taču darbs būs daudz efektīvāks un sistēmas pieņemšana notiks veiksmīgāk, ja saturs būs pieejams tur, kur lietotājs veic darbu. Ja darbinieks strādā ar klientu vadības sistēmu (CRM), tad visai informācijai par un ap klientu — sarakstiem, līgumiem, piedāvājumiem, rēķiniem u. c. saistītajiem dokumentiem — jābūt pieejamai turpat, CRM sistēmas logā, pie klienta pamatinformācijas. Līdzīgi ir ar līgumiem, iepirkumiem, pamatlīdzekļiem u. c. biznesa objektiem uzņēmumu resursu vadības (ERP) sistēmās un citur.

Reklāma
Reklāma

Šie nosacījumi attiecas uz jebkuru sistēmu, kurā lietotājam jāveic darbs, tādējādi nonākam pie atziņas — saturs seko lietotājam, nevis lietotājs seko saturam.