Matīss Kokins: Kāpēc Igaunijas ministrijas uzticas datiem, bet mūsu vadītāji vienīgi klātbūtnei? 0
Autors: Matīss Kokins, Draugiem Group uzņēmuma DeskTime publiskā sektora klientu vadītājs
Šī gada augustā Ministru prezidents Andris Kulbergs paziņoja: “Kovida vairs nav, ir jāatgriežas un jāstrādā uz vietas,” un uzdeva Finanšu ministrijai līdz 1. septembrim sagatavot priekšlikumus par klātienes darba paplašināšanu valsts pārvaldē. Manā pieredzē šāda pieeja ir pazīstama gan strādājot ar publisko sektoru konsultāciju uzņēmumos PricewaterhouseCoopers un L.E.K. Consulting, gan vēlāk, sarunājoties ar iestādēm DeskTime vārdā. Frāze “mums tā ir bijis vienmēr” bieži kļūst par argumentu esošās kārtības saglabāšanai, pat ja patiesībā jau sen būtu bijis vērts izskatīt, vai tā joprojām ir efektīvākā.
Lūk, piemērs. Vienā no iestādēm, ar kuru esmu strādājis, darbinieki ik mēnesi tērēja ievērojamu laiku, lai savāktu, apkopotu un pārbaudītu papīra formā iesniegtus darba laika pārskatus. Šīs sistēmas vienīgais mērķis bija apliecināt, ka cilvēks konkrētā brīdī bija fiziski savā darba vietā. Neviens no šiem pārskatiem nesniedza informāciju par to, cik efektīvi tika izmantots šis laiks. Klātbūtne bija kļuvusi par produktivitātes surogātu: vienkāršu, izmērāmu, taču pilnībā nesaistītu ar reālo darba rezultātu.
Salīdzinājumam paskatīsimies, kā šajā jomā sokas mūsu kaimiņiem, tepat Igaunijā. Tās valsts pārvalde bieži tiek minēta kā viens no veiksmīgākajiem digitalizācijas piemēriem, un OECD dati ļauj šo atšķirību salīdzināt arī konkrētos rādītājos. OECD 2025. gada Digitālās pārvaldes indekss cita starpā vērtē, cik sistemātiski valsts pārvalde izmanto datus kā stratēģisku resursu savu procesu un pakalpojumu veidošanā. Skalā no 0 līdz 1 Igaunija šajā datos balstītas valsts pārvaldes rādītājā sasniedz 0,93, bet Latvija 0,71. OECD vidējais rādītājs ir 0,74.
Atšķirība parāda, ka Igaunija ir tikusi ievērojami tālāk tieši tajā jomā, kas šajā diskusijā ir būtiska: datu izmantošanā kā valsts pārvaldes resursā. Fiziska klātbūtne ir viegli novērojama, taču digitālie instrumenti ļauj vērtēt daudz vairāk par to, vai cilvēks konkrētajā brīdī atrodas birojā.
Kāpēc Igaunijas ministrijas uzticas datiem, bet mūsu vadītāji vienīgi klātbūtnei? Jo klātbūtne ir vienīgais rādītājs, ko var novērtēt bez iedziļināšanās svarīgākās detaļās. Datos balstīta uzticēšanās visupirms pieprasa izmaiņas organizācijā – ir jāveic ieguldījums sistēmā, jāizkopj procesi un atvērti jākomunicē par darbinieku paradumiem. Klātbūtnes kontroles prasības ir pieticīgākas, nepieciešams vien kāds, kas ir gatavs pieņemt lēmumus, balstoties uz to, kas redzams, ne uz to, kas patiesībā notiek. Lieki piebilst, ka šādi tiek palaistas garām detaļas, kas ātri vien pāraug apjomīgākās problēmās.
Zīmīgi, ka Igaunijā dzimusi ne tikai virkne “vienradžu”, kas skaidri norāda uz kaimiņvalsts biznesa pratību un atvērtību visam jaunajam, bet arī viens no pasaulē pazīstamākajiem laika uzskaites rīkiem – Tallinā dibinātais Toggl. Man nav izdevies atrast pierādījumus, ka tieši Igaunijas publiskais sektors būtu šī rīka lietotājs, viņu uzticēšanās modelis balstīts plašākā digitālajā infrastruktūrā, ne konkrētā produktā. Tikmēr Latvijā ir virkne publiskā sekotra iestāžu,
kuras izmanto Latvijā radītu laika uzskaites sistēmu un tādējādi sasniedz līdzvērtīgu efektivitāti kā privātajā sektorā. Attiecīgi jautājums nav par to, vai šādi instrumenti trūkst – jautājums ir vai to izmantojam.
Jāsaka arī, ka hibrīddarbu arvien grūtāk uzskatīt par kovidlaika pagaidu risinājumu, kā to raksturo Ministru prezidents. Jaunākie NBER dati rāda, ka uzņēmumos, kas dibināti pēdējo desmit gadu laikā, attālinātā darba īpatsvars ir par 50% augstāks. Kvalificēti speciālisti, izvēloties darba devēju, arvien biežāk uzskata elastību par priekšnosacījumu, nevis bonusu.
Ja valsts pārvalde no šīs normas atkāpjas, tā nekonkurē tikai ar kaimiņu ministriju – tā konkurē ar privāto sektoru, kas jau izsenis ir bijis viens no galvenajiem izaicinājumiem, un šajā sacensībā stingra klātbūtnes prasība ir konkurētspējas trūkums, nevis priekšrocība.
Ministrijām būtu mazāk jākoncentrējas uz darbinieku atgriešanu birojā un vairāk uz to, kā organizēt darbu tā, lai elastība neietekmētu ne rezultātus, ne pārskatāmību. Ar atbilstošiem procesiem un instrumentiem iespējams saglabāt gan elastību, gan pārskatāmību. Tieši šajā virzienā, manuprāt, būtu vērts attīstīt arī valsts pārvaldes darba organizāciju.
Matīss Kokins ir DeskTime publiskā sektora klientu vadītājs. Iepriekš viņš ir strādājis PwC un L.E.K. Consulting, kur ieguvis pieredzi darbā ar publiskā sektora organizācijām.
