Oficiālu skaidrojumu lūdzu arī Valsts ieņēmuma dienestam
0
Grāmatvedības dokumenti jāuzglabā, ievērojot grāmatvedības reglamentējošajos normatīvajos aktos ietvertās prasības
Valsts ieņēmuma dienesta Sabiedrisko attiecību nodaļas pārstāvji skaidro: “Vispārīgās grāmatvedības dokumentu glabāšanas prasības, tostarp – kādi grāmatvedības dokumenti ir jāglabā un kāds ir to minimālais glabāšanas laiks, ir noteiktas Grāmatvedības likuma V nodaļā.
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 28.pantā noteikto, uzņēmuma grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks ir:
1) gada pārskatiem — līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi;
2) inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem — 10 gadi;
3) attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu, samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u. tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, kuru datums ir agrāks par 1999. gada 1. janvāri, — 75 gadi;
4) šā panta 3. punktā minētajiem attaisnojuma dokumentiem, kuru datums ir 1999. gada 1. janvāris vai vēlāks, ja tie ietver informāciju par darbiniekiem aprēķināto:
a) darba samaksu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u. tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi,
b) samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības ar konkrēto uzņēmumu kā darba devēju;
5) pārējiem attaisnojuma dokumentiem — līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma 6. panta otrās daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks par pieciem gadiem.
Tādējādi, attiecībā uz pārējiem attaisnojuma dokumentiem, t.sk., piemēram, rēķiniem, kuri apliecina saimniecisko darījumu un ir par pamatu, lai veiktu ierakstus grāmatvedības reģistros, minimālai glabāšanas laiks ir ne īsāks par pieciem gadiem.
Kā glabāt dokumentus?
Grāmatvedības likuma 27.panta trešā daļa noteic, ka grāmatvedības dokumentus līdz to nodošanai glabāšanai uzņēmuma arhīvā sistematizē (grupē, komplektē) un glabā uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā vienā vai vairākās glabāšanas vietās.
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 31.panta otrās daļas 1.punktu uzņēmuma vadītājam ir pienākums nodrošināt grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanu, izdošanu un tajos noteiktās kārtības ievērošanu uzņēmumā.
Savukārt grāmatvedības organizācijas dokumenti šā likuma 1.panta pirmās daļas 5.punkta izpratnē ir tādu uzņēmuma vadītāja izdotu dokumentu kopums, kuros noteikta kārtība, kādā, ievērojot normatīvo aktu prasības, uzņēmumā kārto grāmatvedības reģistrus, sagatavo attaisnojuma dokumentus un organizē to apriti, veic inventarizāciju, sagatavo gada pārskatu un citus grāmatvedības pārskatus un glabā grāmatvedības dokumentus.
Ministru kabineta 2021.gada 21.decembra noteikumu Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 60.3.apakšpunkts noteic, ka izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentu, nosaka kārtību, kādā uzņēmums glabā grāmatvedības dokumentus, nosaka dokumentu sistematizēšanas kārtību, glabāšanas vietu un formu.
Tādējādi, uzņēmuma vadītājam grāmatvedības glabāšanas kārtība ir jānosaka uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos, ievērojot grāmatvedības reglamentējošajos normatīvajos aktos ietvertās prasības.
Uzņēmuma vadītājam ir pienākums organizēt grāmatvedības kārtošanu, inventarizācijas veikšanu, grāmatvedības dokumentu saglabāšanu un attiecīgo pārskatu sagatavošanu uzņēmumā atbilstoši Grāmatvedības likuma un saskaņā ar to izdotu normatīvo aktu prasībām.[1] Uzņēmuma vadītājs ir tiesīgs grāmatvedību kārtot pats, ja viņš ir individuālā uzņēmuma, zemnieka vai zvejnieka saimniecības īpašnieks[2].
VID ierēdņiem, pildot dienesta pienākumus nodokļu administrēšanā, ir tiesības pieprasīt uzrādīt dokumentu oriģinālus un saņemt no komersantiem dokumentu atvasinājumus ar nodokli apliekamā objekta (ienākumu) uzskaitei un reģistrācijai vai nodokļu un nodevu pārbaudei, kā arī saņemt no fiziskajām personām nepieciešamās izziņas un dokumentu atvasinājumus, kas liecina par pārbaudāmās juridiskās vai fiziskās personas nodokļu saistībām un maksājumiem, mantu un ienākumiem, kā arī pieprasīt un saņemt attiecīgus paskaidrojumus.[3] Normatīvajos aktos nav noteikts ierobežojums termiņam, par kādu periodu VID var pieprasīt uzrādīt grāmatvedības dokumentus. Ņemot vērā, ka VID papildu nodokļu maksājumus budžetā nodokļu revīzijā (auditā) un nodokļu kontrolē var aprēķināt triju gadu laikā no normatīvajos aktos noteiktā maksāšanas termiņa [4], dokumenti parasti netiek pieprasīti par ilgāku periodu.
Tomēr atsevišķos gadījumos pašam nodokļu maksātājam ir dokumentāri jāpamato izdevumi par ilgāku laika periodu, piemēram, ja tiek atsavināts nekustamais īpašums un, lai noteiktu kapitāla pieaugumu [5], ir jāpierāda tajā veikto ieguldījumu vērtība kapitāla aktīva turēšanas laikā, tas ir, jāuzrāda izdevumu dokumenti, kas saistīti ar īpašuma uzlabošanu un atjaunošanu, piemēram, veikto remontdarbu izmaksas (remontdarbiem nepieciešamie materiāli), iebūvējamas mēbeles, tehnika u. c.
Grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks ir noteikts Grāmatvedības likuma 28. pantā un pārējiem attaisnojuma dokumentiem tas ir līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šā likuma prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks par pieciem gadiem.[6]
Kas notiek, ja persona nav saglabājusi kādu grāmatvedības dokumentu, kuru VID pieprasa uzrādīt?
Normatīvie akti paredz, ka par grāmatvedības kārtošanas noteikumu neievērošanu [..] Valsts ieņēmumu dienestam ir tiesības nodokļu maksātājam piemērot brīdinājumu vai naudas sodu līdz četrsimt naudas soda vienībām[7], savukārt par attaisnojuma dokumentu noformēšanas, reģistrēšanas un lietošanas kārtības neievērošanu piemērot brīdinājumu vai naudas sodu līdz astoņdesmit sešām naudas soda vienībām.[8].
Praksē sods nekad nav primārā metode, kas tiek pielietota uzsākot komunikāciju ar uzņēmēju, tāds seko vien gadījumā, ja visi preventīvie uzrunāšanas veidi nav devuši nekādu rezultātu. Nosakot administratīvā soda veidu un mēru (ja administratīvā pārkāpuma process tomēr tiek uzsākts), ņem vērā izdarītā pārkāpuma raksturu, pie atbildības saucamās personas personību (juridiskajai personai — reputāciju), mantisko stāvokli, pārkāpuma izdarīšanas apstākļus, atbildību mīkstinošos un pastiprinošos apstākļus. [9].
Ja pārbaudes laikā nav pieejami nodokļu maksātāja grāmatvedības uzskaites dokumenti, nav iespējams pārbaudīt nodokļu maksātāja grāmatvedības uzskaites dokumentus vai nav pieejami darījumu attaisnojuma dokumenti, VID, veicot nodokļu revīziju (auditu) un nodokļu kontroli, ir tiesības uz aprēķinu pamata noteikt nodokļu maksājumu apmēru atbilstoši nodokļu maksātāja īpašumā esošās mantas vai kapitāla vērtības pieaugumam vai nodokļu administrācijas rīcībā esošajām ziņām.[10]
[1] Grāmatvedības likuma 31. panta pirmā daļa.
[2] Turpat 35. panta 1. punkts.
[3] Likuma “Par Valsts ieņēmumu dienestu” 10. panta pirmās daļas 5. punkts.
[4] Likuma “Par nodokļiem un nodevām” 23.panta pirmā un piektā daļa.
[5] Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” 11.9 panta pirmā daļa.
[6] Grāmatvedības likuma 28. panta 5. punkts.
[7] Turpat 42. pants.
[8] Turpat 43. panta pirmā daļa.
[9] Administratīvās atbildības likuma 19.panta otrā daļa.
[10] Likuma “Par nodokļiem un nodevām” 23.panta sestās daļas 9. punkts.”
