“Viss tik digitāls, bet kāpēc rēķinu tur vairs nav?!” VID pieprasa no nodokļu maksātājiem neiespējamo
0
Inese, kura vada zemnieku saimniecību, nesaprot, kā rīkoties, ja VID veic pārbaudi par seniem rēķiniem. Lai gan rēķinus viņa apmaksājusi un daļa no tiem pieejama tiešsaistes portālos, vecāki dokumenti nav redzami, radot neskaidrību par to, kā nodrošināt grāmatvedības dokumentu glabāšanu atbilstoši likumam.
“Vadu zemnieku saimniecību. Valsts ieņēmuma dienests (VID) tagad veic pārbaudi un pieprasa rēķinus par 2023. gadu. Nemaz nesatraucos, ielogojos savā “LMT” profilā un domāju, ka no turienes visus ielādēšu, bet nekā – tur ir pieejami tikai rēķini par pēdējiem sešiem mēnešiem. Identiska situācija ir portālā Rekini.lv, kur saņemu “Luminor” līzinga rēķinus – tie arī ir pieejami tikai par pēdējiem sešiem mēnešiem. Vienlaikus pastāv noteikumi, ka grāmatvedības dokumenti jāglabā vismaz piecus gadus. Viss tik digitāls, bet kāpēc rēķinu tur vairs nav? Vai tas nozīmē, ka man kā klientam nepietiek ar to, ka rēķinu apmaksāju, un tas vēl kaut kur jāglabā, ja VID grib pārbaudīt?” nesaprašanā pauž Inese.
Lai noskaidrotu, kā labāk glabāt grāmatvedības dokumentus, sazinājos ar “IR! Grāmatvede”. Viņa iesaka visus rēķinus un attaisnojuma dokumentus gada beigās digitalizēt, ieskanējot un glabājot SharePoint, ko ar rīkojuma palīdzību arī atrunā.
VID pašreiz pārbauda diezgan lielus periodus. Ja viss jau ir digitāli uzglabāts kādā krātuvē, tos vieglāk iesniegt. Praksē šie pakalpojumu sniedzēji noteikti veido savus backup (ja nav atrunāts citādāk līgumā) likumā noteiktajos termiņos, ko iespējams arī pieprasīt, bet uzņēmuma īpašnieks ir atbildīgs par dokumentu glabāšanu. Grāmatvede dalās arī ar sīkāku informatīvu skaidrojumu par dokumentu glabāšanu, kas lasāms zemāk.
Kādi dokumenti jāglabā?
Uzņēmējam, kurš pats kārto grāmatvedību, jāglabā tie paši dokumenti, kas jebkuram uzņēmumam. Dokumentus var iedalīt vairākās galvenajās grupās. Pirmkārt, tie ir attaisnojuma dokumenti – gan ārējie, gan iekšējie. Pie tiem pieder saņemtie un izrakstītie rēķini, preču piegādes dokumenti un kravu pavadzīmes, kases dokumenti (kases orderi, čeki, žurnāli u. tml.), bankas konta izraksti un maksājumu dokumenti, avansa norēķinu atskaites un komandējumu dokumenti, kā arī citi papīri, kas apliecina saimnieciskos darījumus, piemēram, līgumi, ja tie ir pamats ierakstiem uzskaitē.
Otra grupa ir grāmatvedības reģistri, kas ietver virsgrāmatu, dažādus žurnālus un analītiskos reģistrus. Treškārt, jāglabā arī inventarizācijas dokumenti – inventarizācijas saraksti, salīdzināšanas akti, inventarizācijas plāni un citi ar inventarizāciju saistīti dokumenti.
Tāpat jānodrošina pārskatu glabāšana: uzņēmumiem tie ir gada pārskati, savukārt saimnieciskās darbības veicējiem – saimnieciskās darbības pārskati. Nozīmīga kategorija ir arī algu un personāla grāmatvedības dokumenti, piemēram, algas aprēķinu saraksti, atvaļinājumu uzkrājumu aprēķini, kā arī dokumenti, kas pamato darba samaksu un atvaļinājumus.
Vēl jāglabā grāmatvedības organizācijas dokumenti – grāmatvedības politika, kontu plāns un kārtība par dokumentu apriti, inventarizācijām un dokumentu glabāšanu. Papildus tam jāuzglabā nodokļu deklarācijas un VID lēmumi, kas arī tiek uzskatīti par attaisnojuma dokumentiem nodokļu uzskaitei.
Cik ilgi jāglabā?
Grāmatvedības likuma 28. pants nosaka minimālos dokumentu glabāšanas termiņus. Gada pārskati uzņēmumā jāuzglabā līdz tā reorganizācijai vai likvidācijai, faktiski – visā uzņēmuma pastāvēšanas laikā. Inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri un organizācijas dokumenti jāglabā 10 gadus.
Algu dokumentiem ir atšķirīgi termiņi: par periodu līdz 1999. gada 1. janvārim tie jāglabā 75 gadus. Savukārt par periodu pēc 1999. gada 1. janvāra darba samaksas un piespiedu kavējuma atlīdzības aprēķini jāuzglabā 10 gadus, bet atvaļinājumu un neizmantoto atvaļinājumu atlīdzinājumi – 10 gadus pēc konkrētā darbinieka darba attiecību izbeigšanas.
Pārējie attaisnojuma dokumenti, tostarp rēķini, kases čeki un piegādes dokumenti, jāglabā tik ilgi, cik tie nepieciešami darījuma izsekojamībai, tomēr ne mazāk kā piecus gadus pēc darījuma noslēguma. Praksē uzņēmumi bieži izvēlas 10 gadu termiņu gandrīz visiem dokumentiem (izņemot algu dokumentus ar īpašajiem termiņiem), lai izvairītos no sajaukuma un nodrošinātu atbilstību arī civiltiesību vispārējām noilguma prasībām.
Kādā veidā/formātā jāglabā?
Likums ļauj grāmatvedības dokumentus glabāt gan papīra, gan elektroniskā formā, ievērojot noteiktos nosacījumus. Papīra dokumentus jāglabā Latvijas teritorijā un sakārtotus uzņēmuma arhīvā vadītāja noteiktajā kārtībā, piemēram, mapēs, pēc datumiem vai darījuma veida. Elektroniski dokumentus vai to skenējumus drīkst glabāt Latvijā vai citā ES dalībvalstī, taču dokumentam jābūt cilvēklasāmam (piemēram, PDF vai attēla formātā), jānodrošina, ka satura izmaiņas nevar palikt nepamanītas, un dokumentam jābūt iespējai izdrukāt, kad nepieciešams.
Papīra dokumentu pārvēršana elektroniskā formā saskaņā ar Grāmatvedības likuma 29. pantu dod skenētam dokumentam tādu pašu juridisko spēku kā oriģinālam, ja nodrošināts pilnīgs satura attēlojums visā glabāšanas laikā, lasīšana uz ekrāna un izdruka, aizsardzība pret izmaiņām vai dzēšanu, kā arī pārvēršanas un iznīcināšanas process dokumentēts uzņēmuma iekšējos noteikumos.
Praksē ieteicams pat papīra oriģinālus obligāti skenēt un glabāt elektroniski ar rezerves kopijām, jo tas ievērojami atvieglo darbu un samazina riskus.
Daži ieteikumi, kas strādā mazos un vidējos uzņēmumos
Uzraksti īsus “Grāmatvedības dokumentu glabāšanas noteikumus”:
– kur glabā papīru;
– kur un kā glabā elektroniskos failus;
– cik ilgi (piem., “visi attaisnojuma dokumenti – 10 gadi” u. tml.);
– kas atbild par arhīvu.
Nodali pa gadiem un mēnešiem:
-mapes (fiziskas vai digitālas): 2025-01, 2025-02 utt.;
-iekšā – “Ieņēmumi / Izejošie rēķini”, “Izdevumi / Saņemtie rēķini”, “Banka”, “Kase”, “Alga” u. tml.
Standarta failu nosaukumi elektroniskajiem dokumentiem:
piemēram: 2025-01-15_ABC_SIA_Rēķins_1234_500.00EUR.pdf.
Centralizēts rēķinu e-pasts:
piemēram, [email protected], no kura dokumenti automātiski tiek saglabāti mapēs vai grāmatvedības programmā.
Regulāras mazās inventarizācijas:
-reizi mēnesī iziet cauri, vai visi rēķini, bankas izraksti, kases dokumenti ir pie glabājamajiem un uzskaitē;
-reizi gadā – pārbaudīt, vai arhīvs par vecākiem gadiem ir pilnīgs.
Dropbox/OneDrive/SharePoint jeb mākoņrisinājums + backup:
-ērtākā vieta ikdienas darbam;
-automātiski versiju un dzēšanas vēstures žurnāli;
-papildu – periodiski (piem., reizi mēnesī) ārējais disks kā “aukstais” backup.
Cik droši ir glabāt tikai papīru?
Juridiski glabāt dokumentus tikai papīra formā ir pilnīgi pieļaujami, ja tiek ievēroti likumā noteiktie termiņi un prasības. Tomēr praksē šāds risinājums ir saistīts ar vairākiem riskiem. Papīru var iznīcināt ugunsgrēks, appludināšana vai mitrums, iespējama arī zādzība vai cilvēka kļūda, piemēram, nejauša mapītes izmešana. Turklāt laika gaitā papīrs bojājas un izbalē, bet dokumentu meklēšana var būt lēna un darbietilpīga.
Tāpēc daudz drošāks risinājums ir kombinācija – saglabāt papīra oriģinālus un vienlaikus veidot skenētu elektronisku arhīvu. Likums to atļauj, un, ievērojot Grāmatvedības likuma 29. panta nosacījumus, skenētam dokumentam var būt tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam.
Cik kopijas būtu ieteicams veidot?
Normatīvie akti konkrētu kopiju skaitu nenosaka – svarīgi tikai, lai uzņēmuma vadītājs nodrošina dokumentu saglabāšanu un pieejamību. Labs prakses princips ir IT pasaulē pazīstamais “3–2–1” modelis. Tas paredz trīs kopijas datiem: darba oriģinālu, piemēram, grāmatvedības sistēmā vai OneDrive/SharePoint; automātisku rezerves kopiju citā sistēmā vai uz cita servera; un offline kopiju, piemēram, šifrētu ārējo disku, kas glabājas citā vietā, piemēram, mājās vai citā biroja telpā.
Papīra dokumentiem ieteicams glabāt vienu oriģinālu drošā vietā, piemēram, kartē vai metāla skapī, un papildus tam saglabāt skenētu kopiju elektroniskajā arhīvā ar rezerves kopiju. Mazam uzņēmumam, kas pats kārto grāmatvedību, parasti pietiek ar papīra oriģinālu (ja nepieciešams), skenētu PDF mākonī un periodisku backup uz ārējā diska.
